Korduvate arvete seadistamine

Korduva arve põhjal genereeritakse arveid ajakava järgi — igakuised hooldustasud, majutus või mis tahes muu teenus, mille eest arveldad ikka ja jälle. Korduva arve koostad ühe korra, aktiveerid ning edasi genereeritakse iga arve automaatselt vastavalt seadistatud ajakavale.

Tasub teada: "korduv arve" ise ei ole arve, vaid pigem nagu arve mall, mille põhjal kindla ajakava alusel süsteem automaatselt ise arveid genereerib ja vajadusel välja saadab.

Korduvad arved leiad menüüst Arved → Korduvad arved.

Korduva arve loomine

1. Ava Arved → Korduvad arved ja kliki Uus korduv arve.
2. Vali klient ja lisa read täpselt nii, nagu tavalisel arvel.
3. Ava Üksikasjad ja ajakava ning täida väli Nimi — see on n-ö asutusesisene silt sulle endale, näiteks Acme igakuine hooldus. Klient seda kunagi ei näe.
4. Seadista ajakava (periood) ja arve andmed, mõlemast on allpool eraldi juttu.
5. Ava Saatmine ja vali, mis juhtub iga arvega pärast genereerimist.
6. Kliki Salvesta ja seejärel Aktiveeri.

Kuni sa pole korduvat arvet aktiivseks teinud, ei genereerita veel ühtegi arvet. Esialgu on korduv arve staatuses Peatatud ja seda saab rahulikult edasi muuta.

Ka varasematest tavalistest arvetest saab korduva arve teha: leia arve nimekirjast, ava selle tegevuste menüü ja vali Muuda korduvaks. Sellega kopeeritakse klient, read, valuuta, keel ja pealkiri uude korduvasse arvesse. Algne arve ise sellega ei seostu ega muutu.

Ajakava seadistamine

Üksikasjad ja ajakava all, vahekaardil Ajakava:

• Periood — arv ja ajaühik, näiteks 1 kuu või 2 nädalat.
• Alguskuupäev — esimese arve kuupäev. Kõiki järgmisi kordi arvestatakse siit edasi.
• Aegub — mitte kunagi, kindlal kuupäeval või pärast teatud arvu arveid.
• Ajavöönd — ajavöönd, mille järgi kuupäevi loetakse. Arved genereeritakse igal ajakavajärgsel kuupäeval hommikul kella 8 paiku.

Väljade all kuvatakse kokkuvõttev lause seadistatud ajakavast koos järgmise arve kuupäevaga.

Kuupõhiste ajakavade jaoks on lisaks valik Genereeri arve alati kuu viimasel päeval, millega ajakava püsib kuu lõpus (ehk viimasel päeval) olenemata sellest, kui pikk kuu on.

Näiteks kui alguskuupäev on 28.02.2026, genereeritakse järgmised arved 28.03 ja 28.04. Kui Genereeri arve alati kuu viimasel päeval on sisse lülitatud, siis 31.03 ja 30.04.

Arve andmete seadistamine

Vahekaart Arve andmed määrab, milline iga genereeritud arve välja näeb:

• Maksetähtaeg — maksetingimus päevades. Iga genereeritud arve tähtaeg tuleb nii mitu päeva pärast selle enda väljastuskuupäeva, nii et korduval arvel endal kindlat tähtaega ei ole.
• Arve pealkiri — pealkiri, mis trükitakse igale selle ajakava järgi genereeritud arvele.
• Valuuta ja Keel.
• Makseviis ja Ümarda summa:. Mõlemad kanduvad igale genereeritud arvele. Vaata artiklit Arve või pakkumise summa ümardamine.

Read, märkused, maksud ja välimus toimivad täpselt nii nagu tavalisel arvel — vaata Arvete ja pakkumiste kohandamine.

Muutujate kasutamine arvel

Tõenäoliselt on vaja arvel mainida perioodi, mille kohta korduv arve on esitatud. Üüriarve puhul võib olla vajalik seal märkida kuu ja aasta, näiteks „august 2026“. Selleks, et seda ei peaks iga arve puhul käsitsi sisestama, saab kasutada muutujaid.

Kirjuta rea kirjeldusse või märkustesse : (koolon) ja avaneb muutujate nimekiri, kus iga muutuja kõrval on ka väärtus, mille see järgmisel arvel saab — Kuu kõrval näiteks aprill. Vali sobiv nooleklahvide ja Enteriga või klõpsa sellel ning see jääb teksti sisse sildina, millel on kirjas muutuja nimetus, näiteks Kuu. Kui viid hiljem hiire muutuja kohale, näed, mida see tähendab ja millise väärtuse see järgmisel arvel saab.

Klõpsa muutujal, et see valida, ja vormindusriba vasakusse serva ilmub kolm nuppu: üks nihutab muutujat perioodi võrra tagasi, teine perioodi võrra edasi ja kolmas eemaldab selle. Sama saab teha klaviatuurilt: Cmd või Ctrl koos vasak- või paremnoolega nihutab valitud silti ning Backspace eemaldab selle.

Muutujaid saab ka ise käsitsi teksti sisse kirjutada või kopeerida:

Kui kirjutada selline muutuja käsitsi, saab süsteem sellest kohe aru ja asendab selle selgelt eristuva sildiga.

Arveldusperiood on see kalendrinädal, -kuu või -aasta, millesse arve kuupäev jääb. Periood on täpselt nii pikk, nagu Periood ette näeb, nii et iga kolme kuu tagant korduval ajakaval on kolmekuine arveldusperiood.

Ajas tagasi või edasi liikumiseks lisa nime järele +1 või -1: :month-1 on eelmine kuu ja :period_start-1 eelmise perioodi algus. Nii tehakse tavaliselt siis, kui arveldad äsja lõppenud perioodi eest. Iga kuu 1. kuupäeval eelmise kuu töö eest esitatav arve näeks välja nii:

Majutus ja tugi, :period_start-1 – :period_end-1

Et näha arvet nii, nagu klient selle kätte saab, lülita korduva arve vaatamise lehel sisse Vaata järgmise arve eelvaadet. Iga muutuja asemel kuvatakse väärtus, mille see järgmisel kuupäeval saab. Tegevus Genereeri arve kohe väljastab arve tänase kuupäevaga, nii et muutujad täidetakse tänase kuupäeva järgi.

Mis juhtub pärast arve genereerimist

Paneelil Saatmine on valikul Pärast arve genereerimist neli võimalust:

E-posti valikute juurde ilmuvad E-kirja mall ja väli Saaja koos Koopia ja Pimekoopia väljadega. Jäta Saaja tühjaks ja arved lähevad kliendi enda e-posti aadressile. Vaata Korduvate arvete e-kirjade kohandamine.

E-postiga saatmiseks on vaja aadressi — kas siinset Saajat või kliendi e-posti aadressi. E-arvena saatmiseks peab ettevõttel olema e-arveldus sisse lülitatud ja klient peab e-arveid vastu võtma. Kui midagi on puudu, aktiveerimist ei lubata ja põhjus kuvatakse ekraanil.

Ühekordne arve genereerimine

Ava korduv arve ja vali tegevuste menüüst Genereeri arve kohe, et arve kohe välja lasta — see kulub ära, kui klient küsib järgmise perioodi arvet ette. Ekraanil küsitakse, mis peab selle arvega pärast genereerimist juhtuma.

Arve väljastatakse käesoleva kuupäevaga; järgmine ajakavajärgne arve tuleb ikka oma tavalisel kuupäeval, sest Genereeri arve kohe rütmi (ajakava) ei mõjuta. Küll aga loetakse ka selliselt genereeritud arve ajakava alusel loodud arvete hulka, nii et pärast teatud arvu arveid aeguval ajakaval toob see lõpu lähemale ja võib ajakava ka päris ära lõpetada.

Kui tahad ainult näha, milline järgmine arve välja tuleb, vaata eelvaadet korduva arve enda lehel ja lülita sisse Vaata järgmise arve eelvaadet, et muutujate asemel oleks näha nende väärtused.

Kuhu genereeritud arved lähevad

Genereeritud arved on tavalised arved. Numbri saavad need sinu tavalisest arvenumbrite jadast ja nad on arvete nimekirjas koos kõigi teiste arvetega. Loendis olev filter Korduv arve kitsendab nimekirja ühe korduva arve alusel genereeritud arvetele.

Korduva arve põhjal genereeritud arvetele ilmub nimekirjas numbri kõrvale väike märge, mis aitab neid teistest eristada. Sealt on näha, millise korduva arve põhjal see tehti, ja viib klõpsates selle juurde tagasi. Vaata Nimekirjade filtreerimine ja kohandamine.

Korduva arve enda lehel on loetletud kõik varem genereeritud arved.

Korduva arve muutmine ja kustutamine

Korduva arve muutmine, sealhulgas ajakava muutmine, mõjutab ainult tulevasi arveid. Juba genereeritud arved jäävad puutumata.

Kustutamine eemaldab ajakava, kuid kõik selle põhjal genereeritud arved jäävad alles. Nendel arvetel ei ole pärast seda enam viidet korduva arve juurde.