Mis on e-arved?
E-arve ei ole PDF ega skaneeritud pilt. See on struktureeritud digitaalne dokument — masinloetav fail (tavaliselt XML), mis sisaldab sama infot, mis paberarvel, kuid sellises vormingus, mida vastuvõtja raamatupidamistarkvara saab automaatselt parsida ja kanda.
E-arve saatmisel ei pea keegi teisel pool e-kirja avama ja numbreid vormi sisestama. Dokument liigub sinu raamatupidamissüsteemist läbi operaatorivõrgu vastuvõtja raamatupidamissüsteemi ja jõuab sinna kohale, valmis kinnitamiseks ja maksmiseks. Kogu vahetus toimub taustal.
Miks e-arved
- Vastuvõtjale ei ole vaja andmeid käsitsi sisestada — vähem vigu, kiirem töötlemine.
- Mitmes riigis kohustuslik avaliku sektori ostjatele saadetavate arvete puhul ning üha enam ka erasektoris (B2B kohustused jõustuvad EL-is järk-järgult kuni aastani 2030).
- Auditisõbralik — struktureeritud vorming ei jäta tõlgendamisruumi.
Standardid, mida Sliptree toetab
Sliptree koostab e-arveid kahes formaadis ja valib õige vastavalt vastuvõtjale automaatselt:
- Eesti e-arve formaat (versioon 1.2) — kasutusel Eesti-siseselt, edastatakse Eesti operaatorivõrgu kaudu.
- Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) — Euroopa piiriülene standard, edastatakse Peppoli võrgu kaudu mujal Euroopas asuvatele vastuvõtjatele (ning üha enam ka kogu maailmas).
Mõlemad formaadid sisaldavad samaväärset infot, seega sama lähtearve toodab kehtiva dokumendi ükskõik kummas standardis.
Operaatorivõrgud
E-arveid ei saadeta otse kliendi e-postile. Selle asemel annab sinu raamatupidamissüsteem faili üle operaatorile — teenusele, mis edastab e-arveid samal moel, nagu e-kirjad liiguvad SMTP kaudu. Sliptree on ühendatud Eesti operaatoriga (Eesti võrgu jaoks) ja Peppoli juurdepääsupunktidega (Euroopa võrgu jaoks). Vastuvõtjani jõutakse tema enda operaatori kaudu, mis on registreeritud eraldi.
Mida on vaja e-arvete saatmiseks
Lühike kontrollnimekiri:
- Sinu ettevõte peab asuma toetatud riigis (hetkel Eesti, Läti, Leedu).
- Ühekordne seadistus peab olema läbitud — vaata E-arvelduse seadistamine.
- Vajalik on IBAN (SEPA pangakonto). Eesti formaat nõuab seda; Peppoli puhul on see tugevalt soovituslik, et vastuvõtja saaks makse automaatselt arvega kokku viia.
- Kliendi kirje juures peab olema registrikood — e-arved suunatakse äriidentifikaatori, mitte e-posti aadressi alusel.
Kui kõik see on paigas, on saatmine ühe kliki kaugusel. Vaata E-arvete saatmine.