Kirjapõhjad
Kirjapõhjad on eelnevalt valmis e-kirja tekstid, mida kasutatakse arvete ja pakkumiste saatmisel. Igal kirjapõhjal on tüüp, keel, pealkiri ja sõnum ning manuse vaikeseaded. Dünaamilised kohatäitjad lisavad saatmisel automaatselt kliendi ja dokumendi andmed.
Dokumendi saatmisel täidab Sliptree sobiva kirjapõhja automaatselt — vastavalt sellele, mida sa saadad, ja dokumendi keelele. Kõike saab enne kirja saatmist veel muuta.
Kirjapõhja tüübid
Igal kirjapõhjal on tüüp, mis määrab nii selle, millise dokumendi jaoks kirjapõhi sobib, kui ka selle, millal seda pakutakse:
- Arve — kasutatakse arve saatmisel.
- Arve meeldetuletus — pakutakse selle asemel, kui arve on üle tähtaja.
- Pakkumine — kasutatakse pakkumise saatmisel.
- Pakkumise järelkontakt — pakutakse siis, kui teed järelkontakti pakkumisele, mis on saadetud, kuid veel vastu võtmata või tagasi lükkamata.
Kuna tüüp seob kirjapõhja juba arvete või pakkumistega, ei saa kogemata saata meeldetuletust, kui kavatsesid saata uue arve.
Kuidas valitakse õige kirjapõhi
Dokumendi saatmisel täidab Sliptree vaikimisi kirjapõhja, mis vastab dokumendi tüübile ja keelele. Iga tüübi ja keele kombinatsiooni jaoks saab ühe kirjapõhja vaikimisi kirjapõhjaks märkida.
Kui dokumendi keeles vaikimisi kirjapõhja ei ole, täidab Sliptree selle asemel kõige lähedasema sobiva kirjapõhja, nii et e-kiri ei jää kunagi tühjaks — enne saatmist saab alati teise kirjapõhja valida. Kirjapõhjale määratud keel määrab ka kirja püsielementide keele, näiteks nupul Vaata arvet.
Kirjapõhja seadistamine
Olemasolevaid kirjapõhju saab vaadata, muuta või kustutada Ettevõtte seaded → E-kirjad, kus need on tüübi järgi rühmitatud. Uue loomiseks kliki Lisa kirjapõhi.
- Kirjapõhja nimi on nähtav ainult sulle ja teistele ettevõtte liikmetele. Klient seda ei näe.
- Tüüp määrab, millise dokumendi jaoks kirjapõhi sobib ja millal seda pakutakse (vaata ülal).
- Keel määrab püsielementide keele, näiteks nupul Vaata arvet, ning selle järgi valitakse õige kirjapõhi, kui dokument saadetakse teises keeles.
- Selle tüübi ja keele vaikimisi kirjapõhi märgib selle kirjapõhja saatmisel automaatselt valitavaks. Igal tüübil ja keelel saab olla üks vaikimisi kirjapõhi.
- Teema ja sõnum on see, mida klient näeb.
- Väli Saada koopia aadressile võimaldab lisada kuni 3 e-posti aadressi, kuhu saadetakse automaatselt iga kirja koopia — kasulik näiteks selleks, et saata iga arve koopia oma raamatupidajale. Klient seda koopiat ei näe.
- Lisa e-kirjale PDF-dokument määrab, kas e-kiri sisaldab dokumenti PDF-failina või ainult linki, mille kaudu saab dokumenti veebis vaadata.
- Kuva ettevõtte logo e-kirja ülaosas määrab, kas ettevõtte logo on kirja ülaosas näha.
Kõiki ülaltoodud välju saab muuta vahetult enne dokumendi saatmist. Määra mugavad vaikeväärtused kõige sagedasemate olukordade jaoks ja vajadusel muuda neid iga kirja juures eraldi.