E-kirja mallid

E-kirja mallid on valmis kirjatekstid, mida kasutatakse arvete ja pakkumiste saatmisel. Igal mallil on tüüp, keel, pealkiri ja sõnum ning manuse vaikeseaded. Dünaamilised muutujad lisavad saatmisel automaatselt kliendi ja dokumendi andmed.

Dokumendi saatmisel täidab Sliptree sobiva malli automaatselt, lähtudes sellest, mida sa saadad ja mis keeles dokument on. Kõike saab enne kirja saatmist veel muuta.

Mallide tüübid

Igal mallil on tüüp, mis määrab nii selle, millise dokumendi jaoks mall sobib, kui ka selle, millal seda pakutakse:

• Arve — kasutatakse arve saatmisel.
• Arve meeldetuletus — pakutakse selle asemel, kui arve on üle tähtaja.
• Pakkumine — kasutatakse pakkumise saatmisel.
• Pakkumise järelkontakt — pakutakse siis, kui teed järelkontakti pakkumisele, mis on saadetud, kuid veel vastu võtmata või tagasi lükkamata.

Kuna tüüp seob malli juba arvete või pakkumistega, ei saa kogemata saata meeldetuletust, kui kavatsesid saata uue arve.

Kuidas valitakse õige mall

Dokumendi saatmisel täidab Sliptree vaikimisi malli, mis vastab dokumendi tüübile ja keelele. Iga tüübi ja keele kombinatsiooni jaoks saab ühe malli vaikimisi malliks märkida.

Kui dokumendi keeles vaikimisi malli ei ole, täidab Sliptree selle asemel kõige lähedasema sobiva malli, nii et e-kiri ei jää kunagi tühjaks. Enne saatmist saab alati teise malli valida. Mallile määratud keel määrab ka kirja püsielementide keele, näiteks nupul Vaata arvet.

Malli seadistamine

Olemasolevaid malle saab vaadata, muuta või kustutada jaotises Ettevõtte seaded → E-kirjad, kus need on tüübi järgi rühmitatud. Uue loomiseks kliki Lisa e-kirja mall.

• Malli nimi on nähtav ainult sulle ja teistele ettevõtte liikmetele. Klient seda ei näe.
• Tüüp määrab, millise dokumendi jaoks mall sobib ja millal seda pakutakse (vaata ülal).
• Keel määrab püsielementide keele, näiteks nupul Vaata arvet, ning selle järgi valitakse õige mall, kui dokument saadetakse teises keeles.
• Selle tüübi ja keele vaikimisi mall märgib selle malli saatmisel automaatselt valitavaks. Igal tüübil ja keelel saab olla üks vaikimisi mall.
• Teema ja Sõnum on see, mida klient näeb. Vali sõnumis tekst, et seda vormindada (paks kiri, loendid, pealkirjad, lingid), ja kirjuta :, et lisada nimekirjast muutuja. See jääb teksti sildiga märgisena ning asendatakse e-kirja saatmisel õige väärtusega. Vaata Teksti vormindamine ja Muutujate kasutamine e-kirjades.
• Väli Saada koopia aadressile võimaldab lisada kuni 3 e-posti aadressi, kuhu saadetakse automaatselt iga kirja koopia — kasulik näiteks selleks, et saata iga arve koopia oma raamatupidajale. Klient seda koopiat ei näe.
• Lisa e-kirjale PDF-dokument määrab, kas e-kiri sisaldab dokumenti PDF-failina või ainult linki, mille kaudu saab dokumenti veebis vaadata.
• Kuva ettevõtte logo e-kirja ülaosas määrab, kas ettevõtte logo on kirja ülaosas näha.

Kõiki ülaltoodud välju saab muuta vahetult enne dokumendi saatmist. Määra mugavad vaikeväärtused kõige sagedasemate olukordade jaoks ja vajadusel muuda neid iga kirja juures eraldi.